Conduire le changement dans un projet SI

Objectifs & compétences

Savoir construire un plan et un projet de changement en réduisant les risques
Connaitre les règles fondamentales pour bien communiquer, former et accompagner
Être en mesure d'initialiser et de maintenir une dynamique de réussite d'un projet de changement
Connaitre les outils clés de succès à maîtriser pour augmenter la probabilité de réussite

Public visé

Responsable de conduite du changement, manager d'activité en transformation, directeur et chef de projet, consultant en organisation et SI mais également membre de la maîtrise d'ouvrage (MOA)

Pré-requis

Aucun

Programme

1ÈRE PARTIE : COMPRENDRE, ANTICIPER, ÉVITER LES PIÈGES DU CHANGEMENT

COMPRENDRE LES CAUSES ET LA NATURE DES RÉSISTANCES AUX CHANGEMENTS
Typologie des besoins de changement
Problématique des entreprises et des collaborateurs
Les causes profondes des résistances : quelles conséquences ?
Le processus de réaction aux changements dans le temps : les cinq phases et leur problématique

MAÎTRISER LES SEPT AXES CRITIQUES DU CHANGEMENT DANS L’ENTREPRISE
Les trois chemins possibles du changement et comparatif
Comment anticiper ou lever les résistances pour réussir un projet de gestion du changement ?
Quels sont les sept axes critiques à maîtriser pour réussir un changement : le sens et sa diffusion, les acteurs, la gestion d’impact et de risques, le mode de gouvernance du changement et la communication, le déploiement d’un système d’information, l’organisation et la prise en compte de la maturité de l’entreprise

2ÈME PARTIE : PHASE DE CONSTRUCTION D'UN PROJET D'ACCOMPAGNEMENT DU CHANGEMENT

LE PROCESSUS GLOBAL DU CHANGEMENT
La démarche générale de la conduite du changement
Élaborer la stratégie globale de déploiement et de conduite du changement associée, en prenant en compte tous les paramètres : le business, les hommes, l’organisation, les processus, le système d’information

L’ANALYSE DES CHANGEMENTS
Analyser l’impact des changements. Comment mener rapidement un diagnostic objectif ? Les pièges à éviter
Élaborer la cartographie socio-dynamique
Évaluer les risques du changement sur le business, les hommes, les structures, les processus. Analyse des pertes de productivité. Les actions à entreprendre pour les minimiser. Évaluer les risques de rejet. Quelles conséquences ? Comment s’y prendre pour minimiser l’ensemble des risques ?
Quelles actions raisonnables mettre en oeuvre ? Les conditions du succès

ATELIER N°1 : ÉLABORER UNE ANALYSE D’IMPACT À PARTIR D’UNE ÉTUDE DE CAS RÉELLE

LA CONSTRUCTION D’UN PROJET D’ACCOMPAGNEMENT AUX CHANGEMENTS
Définir et adapter les actions de changement et d’accompagnement au changement
Identifier les étapes, les planifier et budgéter les actions retenues : comment définir un bon timing des actions de changement ?
Formaliser les objectifs et les indicateurs du changement. Piloter et suivre les gains métier et financiers attendus des nouvelles activités : suivi et reporting des indicateurs à l’aide d’un tableau de bord
Organiser le projet de gestion du changement. Les différentes organisations possibles à mettre en oeuvre : avantages et inconvénients respectifs
Élaborer le plan général d’accompagnement au changement, définir les actions techniques à engager au bon moment et les alternatives.

LES COMPÉTENCES ATTENDUES DU MANAGER DU CHANGEMENT
Les qualités attendues.
Son rôle et ses moyens. Quelles sont les tâches à réaliser ? Comment définir ses objectifs à atteindre ?

3ÈME PARTIE : PHASE DE RÉALISATION D'UN PROJET D'ACCOMPAGNEMENT DU CHANGEMENT

DÉFINITION ET MISE EN OEUVRE DU PLAN DE COMMUNICATION
Les enjeux de la communication. Pourquoi, quand et comment communiquer ? La communication interne (CE, DP, syndicats, personnel). La communication externe (clients, partenaires, actionnaires). Les supports et les canaux de communication
Construire un plan de communication ? Exemples
Les principes de base de la communication sur les projets de changement. Les meilleures pratiques : les règles de l’écrit et de l’oral. Le timing. La périodicité. Le contenu. Les messages clés selon la situation
Comment suivre l’exécution des actions de communication et évaluer leur efficacité sur le terrain ?
Les outils et les médias de la communication
Les enquêtes de satisfaction : intérêts et limites. Quelle fréquence ?

ATELIER N°2 : ÉLABORER UN PLAN DE COMMUNICATION À PARTIR D’UNE ÉTUDE DE CAS RÉELLE

DÉFINITION ET MISE EN OEUVRE DU PLAN DE FORMATION
Construire un plan de formation. Où sont les vraies difficultés ? Les enjeux
Les principes de base. Comment, par quels moyens et par qui ?
Le modèle d’évaluation de l’efficacité des formations
Les outils de la formation

ATELIER N°3 : ÉLABORER UN PLAN DE FORMATION À PARTIR D’UNE ÉTUDE DE CAS RÉELLE

DÉFINITION ET MISE EN OEUVRE DU PLAN DE SUPPORT ET D’ACCOMPAGNEMENT DES UTILISATEURS
Construire un plan d’accompagnement
Les principes de base. Comment, par quels moyens et par qui ?
Les outils d’accompagnement (coaching/ monitorat individuel et collectif, support hotline aux utilisateurs)
Les pièges à éviter

DÉFINITION ET MISE EN OEUVRE DU PLAN DE RÉORGANISATION
Construire un plan d’organisation des processus
Les principes de base : comment, quand, par quels moyens et par qui ?
Les outils de la réorganisation
Les pièges à éviter

LES INDICATEURS DE PILOTAGE DE LA CONDUITE DU CHANGEMENT
Mesurer l’acceptabilité du changement dans l’entreprise
Liste des indicateurs de pilotage
Les principes de base : quel tableau de bord mettre en oeuvre ?

Modalités

Méthodes