Outlook : Gagner en efficacité

Objectifs & compétences

1- Organiser la gestion de ses mails pour gagner du temps
2- Utiliser au mieux son calendrier pour gérer son temps

Public visé

Toute personne souhaitant maîtriser les fonctions avancées d'Outlook

Pré-requis

1- Maîtriser l'environnement Windows et être initié aux fonctions de base d'Outlook
2- Il est conseillé aux participants de venir avec un ordinateur portable s'ils peuvent avoir un accès distant à leur boîte de messagerie pour faciliter la mise en pratique des concepts théoriques

Programme

Module 1 : Organiser sa Boîte de réception Outlook
Créer des dossiers pour classer ses messages
Créer des règles automatiques : En fonction de l'expéditeur ; En fonction de l'objet ; En fonction d'un mot spécifique
Définir les indicateurs de suivis
Gérer et définir des catégories
Gérer les conversations, suivre une conversation
Utiliser les recherches personnalisées
Appliquer le filtre du courrier
Trier des messages
Recherche rapide d'un message
Filtrer le courrier indésirable
Créer des actions rapides : Déplacer vers un dossier ; Classer et déplacer ; Nouveau message à... ; Transférer à ... ; Nouvelle réunion avec... ; Action rapide personnalisée
Création et utilisation de modèles de message
Principe de l'archivage : fichier de données Outlook : Archivage manuel ; Archivage automatique

Module 2 : Gérer son calendrier dans Outlook
Personnaliser son calendrier : Les différents affichages ; Importer les jours fériés
Organiser : Des rendez-vous ; Des évènements ; Des réunions et inviter des participants
Créer un agenda de groupe pour vérifier les disponibilités de ses collaborateurs
Attribuer des catégories à ses rendez-vous
Envoyer le calendrier par messagerie

Module 3 : Gérer ses tâches avec Outlook
Créer, modifier, supprimer une tâche
Assigner une tâche à une personne
Accepter ou refuser une tâche
Transformer un message en tâche

Module 4 : Partager Outlook
Partager ou déléguer des dossiers : Boîte de réception, Calendrier, Contacts

Modalités

Méthodes