Outlook – Initiation

Objectifs & compétences

• Savoir utiliser de façon opérationnelle les fonctions de messagerie et des gestions des contacts
• Savoir utiliser plusieurs calendriers pour programmer des rendez-vous et des réunions
• Créer des tâches et des notes

Public visé

• 1- Toute personne souhaitant gérer la messagerie, les contacts, les calendriers, les tâches et les notes
• 2- Toute personne désireuse d’atteindre le niveau Basique ou Opérationnel de la certification TOSA® (Basique : 350 à 550 / Opérationnel 550 à 725 points)

Pré-requis

• Connaissance de Windows et manipulation de la souris

Programme

Module 1 : Environnement
Découverte de la nouvelle interface de démarrage : Le ruban et ses composants (les onglets, les groupes et les commandes, l’icône Lanceur de boîte de dialogue)
Utilisation du Gestionnaire d'absence du bureau
Aperçu et Impression des différents éléments Outlook

Module 2 : La messagerie
Présentation et personnalisation des différents volets de la messagerie (Dossiers, Lecture, Barre des tâches)
Les différentes possibilités d’affichage (conversation, Tris, Groupements, Ajout/Déplacement/Suppression de colonnes)
Création de dossiers et classement de messages
Gestion de la Corbeille
Création et mise en forme des messages : Différence entre l’annuaire (LDAP) et le carnet de contacts personnels ; Recherche de destinataires ; Définition des options de distribution ; Création de signatures ; Choix du format de message (HTLML, Texte brut et Texte enrichi) ; Utilisation des Styles ; Insertion de divers éléments (Pièces jointes ou éléments Outlook)
Utilisation du volet de lecture pour la réalisation des actions courantes (Lecture, Réponse, Transfert, Acceptation ou non d’une réunion
Transfert de un ou plusieurs messages ; Réponse à l’expéditeur ou à tous ; Rappel ou renvoi d’un message
Recherche selon critères
Gestion des courriers indésirables
Création de règle simple sur un message reçu

Module 3 : Le carnet de contacts
Création d’un contact et utilisation des champs existants ; Utilisation d’un contact pour envoyer un message ou programmer une réunion
Utilisation des différents affichages des contacts
Création d’un contact depuis un message reçu
Création et utilisation d’une liste de distribution

Module 4 : Le calendrier
Aperçu dans la Barre des tâches
Utilisation des différents affichages du calendrier ; Options de paramétrage des jours et plages horaires, de barre météorologique
Création et modification d’un rendez-vous ou un évènement ; Choix des options (Rappel, Urgence, Visibilité (Occupé, Privé, Répétition, Classement par couleur…)
Ouverture de plusieurs calendrier et choix de l’affichage de calendriers (côte à côte ou juxtaposé)
Planification d’une réunion : Fichiers joints ; Choix des options (Rappel, Critères d’obligation, privé…) ; Disponibilités des participants et des salles ; Réponse à une réunion ; Gestion des modifications ; Gestion précise des réponses à une réunion

Module 5 : Les Tâches
Utilisation des différents affichages
Création d’une tache ; Réponse à une tâche déléguées

Module 6 : Les Notes
Utilisation des différents affichages
Création de Notes

Certification TOSA
Cette formation prépare la Certification TOSA Outlook

Codes CPF
Trouvez le code correspondant sur le site officiel du CPF : www.moncompteformation.gouv.fr

Modalités

Méthodes