Outlook – Perfectionnement

Objectifs & compétences

Savoir optimiser la gestion et l’archivage des messages
Savoir accorder des permissions d’accès et partager la messagerie, les contacts, les calendriers ou les tâches
Connaître les possibilités d’automatisation afin de gagner du temps (Signatures spécifiques, modèles, règles, mises en forme conditionnelle, suivis et catégorisations, recherches avancées…)
Maîtriser l’organisation de réunion et la gestion des tâche

Cette formation est éligible CPF

Public visé

Toute personne souhaitant acquérir un haut niveau de maîtrise d’Outlook
Toute personne désireuse d’atteindre le niveau Avancé ou Expert de la certification TOSA® (Avancé : 725 à 875 / Expert 875 à 1000 points)

Pré-requis

• Avoir suivi le cours OUTLOOK Initiation ou avoir les connaissances et compétences équivalentes
• Connaissance des fonctionnalités de base d’Outlook

Programme

Module 1 : Environnement et sauvegarde
Étude approfondie des différentes Options Outlook : Personnalisation de la barre d’accès rapide et du ruban ; Compte Office
Vérification des propriétés d’un dossier (taille)
Création d’un fichier d’archivage Outlook (.pst) ; Choix et Paramétrage de l’archivage
Gestion des droits d’accès et ouverture du dossier d’un autre utilisateur
Création de catégories de couleurs pour classer et filtrer les éléments Outlook
Utilisation des indicateurs de suivi
Création et gestion de règles d’automatisation
Perfectionnement sur le Gestionnaire d’absence (messages différents, ajout de règles)
Choix de la mise en page et de l’impression des différents éléments Outlook ; Impression en PDF

Module 2 : Perfectionnement sur la messagerie
Paramétrage des différentes possibilités d’affichage (conversation, Tris, Groupement, Mise en forme conditionnelle, Ajout de colonnes, Filtrages)
Compression et Rognage d’images dans un message ; Suppression dans un message des pièces jointes une fois enregistrées; Nettoyage en fonction de critères de date ou de poids
Étude complète des options de distribution (bouton de vote, livraison différée, réponse à…)
Choix du format de message ; Papier à lettre et Thème ; Utilisation des Styles ; Insertion de divers éléments (Pièces jointes Calendrier, cartes de visite, messages, rendez-vous, Tableaux, Liens hypertextes, Images compressées…) ; Choix des éléments à rendre toujours disponibles (De/Cci)
Suivi et catégorisation de message
Création et utilisation d’un modèle de message
Perfectionnement sur les signatures (lien hypertexte) ; Utilisation comme insertion automatique ; Génération d’une carte de visite
Programmation d’actions rapides
Utilisation des options de courrier indésirable
Perfectionnement sur les Outils de recherche avancés : Choix de l’étendue et des critères ; Indexation
Gestion des flux RSS

Module 3 : Perfectionnement sur les carnets de contacts
Suivi de l’activité d’un contact ; Catégorisation ; Ajout de champs ; Paramétrage de l’affichage des contacts
Développement d’une liste de distribution ; Mise à jour ; Transfert d’une liste de distribution
Création et gestion de plusieurs carnets de contacts ; Import/Export de contacts
Autorisation d’accès et partage d’un carnet de contacts

Module 4 : Perfectionnement sur les calendriers
Paramétrage de l’affichage (Second fuseau horaires, Numéro de semaine, Changement de couleur) ; Création groupe de calendrier
Choix des options (Rappel, type de visibilité, caractère privé, répétition, classement par couleur…) ; Utilisation des catégories ; Gestion de la répétition
Autorisation d’accès, partage, ouverture d’un calendrier partagé ; Choix de l’affichage de calendriers partagés
Réunion en ligne
Les différents envois de calendrier
Les différents modes d’impression du calendrier

Module 5 : Perfectionnement sur les Tâches
Gestion des tâches répétitives
Regroupement et suivi des actions à faire ; Affectations et tâches partagées

Module 6 : OneNote
Transfert d’éléments dans OneNote et gestion des éléments transférés

Certification TOSA
Cette formation prépare la Certification TOSA Outlook

Codes CPF
Trouvez le code correspondant sur le site officiel du CPF : www.moncompteformation.gouv.fr

Modalités

Méthodes